Una descripción de puestos de trabajo, o DPT, es un documento que detalla las responsabilidades, tareas, competencias y requisitos necesarios para un determinado puesto dentro de una organización. Su utilización es crucial tanto para los empleadores como para los empleados, ya que establece expectativas claras y sirve como una guía para los procesos de selección, las evaluaciones de desempeño, o para identificar necesidades de formación.
Ahora bien, las descripciones de puesto de trabajo no son un elemento perenne. Es decir, no se pueden escribir una vez y olvidarse de ellas. De hecho, es muy importante ir revisándolas cada cierto tiempo para garantizar que siguen siendo útiles y, en caso contrario, actualizarlas.
Pero, ¿cuándo es el momento adecuado?
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Una revisión anual te ayudará a identificar cambios en las responsabilidades, si las hay, y actualizar las competencias requeridas. De este modo, te asegurarás de que siempre se mantiene la alineación con los objetivos estratégicos de la organización.
Para mantener la relevancia de las DPTs, es importante que durante el proceso de revisión estén involucrados tanto los responsables de área como el resto de miembros del equipo, ya que su perspectiva te ayudará a ver sobre cómo ha evolucionado el puesto en el último año.
Cuando una empresa atraviesa una reestructuración, fusión, adquisición, o cualquier otro cambio significativo en su estructura.
Y es que estos cambios suelen afectar las responsabilidades y las relaciones laborales. Por ejemplo, una fusión puede introducir nuevas herramientas y procesos que los empleados deben aprender.
Por lo tanto, adaptar las descripciones de puestos en estos momentos garantiza que todos comprendan sus nuevos roles y responsabilidades, facilitando una transición más suave y eficiente.
La tecnología avanza rápidamente y, con ella, las herramientas y métodos que utilizamos en el trabajo.
Si en la actualidad la empresa utiliza un sistema operativo o algún software de última generación, tiene poco sentido mantener el antiguo en la descripción.
Por ejemplo, la adopción de un nuevo programa de gestión de proyectos probablemente cambie la dinámica de trabajo. Este cambio deberá reflejarse en la descripción, no solo para mantener claras las nuevas expectativas, si no también para identificar las posibles necesidades de capacitación adicional para que el equipo pueda desempeñar sus funciones de forma eficaz con las nuevas herramientas.
Las leyes y regulaciones que afectan el ámbito laboral están en constante cambio. Y sí, muchas veces eso supone un quebradero de cabeza.
Pero, ya sea una nueva legislación de seguridad laboral, regulaciones de privacidad de datos, o cambios en las leyes laborales, estos suelen tener un impacto importante en las responsabilidades y procedimientos de un rol que deben constar en la descripción del puesto.
Las evaluaciones de desempeño son uno de esos momentos propios para revisar y actualizar las descripciones de puestos.
Durante estas evaluaciones, se acostumbra a identificar discrepancias entre las expectativas de la organización y la realidad del trabajo diario del equipo.
Si bien no podemos obviar la influencia del rendimiento de los empleados, no es extraño encontrarnos con descripciones de puestos demasiado ambiciosas. En estos casos, sería interesante hacer una actualización para ayudar a clarificar las responsabilidades y metas futuras.
Relacionado con el punto anterior, una alta rotación de personal en ciertos puestos puede ser una señal de que las descripciones de trabajo no están bien representadas.
Por ejemplo, podría ser que las tareas asignadas sean más complejas o voluminosas de lo que se había anticipado.
Si se ajustan las descripciones a la realidad del puesto, los empleados podrán cumplir con su trabajo sin estrés ni frustraciones, mejorando la tasa de fidelización.
Siguiendo la misma línea de los motivos anteriores, cuando notamos que nos cuesta encontrar candidatos idóneos, o que los anuncios de empleo no logran atraer candidatos potenciales, es una señal de alerta clara de que algo falla con la descripción del puesto.
Muchas empresas, en la búsqueda del candidato o candidata perfecto, describen los puestos con demasiados requisitos. Inflar la descripción no hará que lleguen mejores profesionales. Lo que suele ocurrir en estas situaciones es todo lo contrario: personas perfectamente válidas para ocupar la posición con un buen rendimiento son descartadas o, directamente, ignoran la oferta y no postulan.
Si te encuentras antes este problema, quizás sea un buen momento para revisar y actualizar tus DPTs.
El mercado laboral está en constante evolución, con nuevas habilidades y competencias emergiendo regularmente.
Adaptar las descripciones de puestos para dar cabida a estas tendencias ayudará a la organización a mantenerse competitiva y atractiva para la nueva generación de empleados que ya se están introduciendo en el ámbito profesional.
Por ejemplo, la creciente importancia de habilidades digitales y de análisis de datos en muchos sectores significa que estas competencias se tienen que incluir en las descripciones de puestos actuales. Siempre que sean relevantes, claro.
Si necesitas ayuda con la evaluación, revisión y actualización de puestos de trabajo, no dudes en ponerte en contacto con nuestras consultoras asociadas.
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